CLAVES PARA EL CONTROL DE COSTES EN LA PYME

En el complejo e incierto contexto socioeconómico actual, y como parte asimismo de una cultura de la eficiencia en la gestión que siempre debe imperar, el control y optimización de los costes en las empresas es un factor de vital importancia para asegurar su salud financiera y su viabilidad en el tiempo.

Para optimizar la gestión de costes y gastos en la pyme, debemos tener en cuenta que para que el control sea efectivo no solo debemos tener monitorizados las partidas, sino que debemos poder elaborar presupuestos basados en datos que nos permitan mejorar nuestras proyecciones, ajustando nuestros presupuestos de ingresos, costes, tesorería e inversiones.

La política financiera de una empresa no solo basa su rentabilidad en la reducción de gastos, sino que debe optimizar los procesos productivos y de soporte, y la utilización de sus recursos para aumentar la rentabilidad y poder tener así un crecimiento óptimo. Puede resultar complicado determinar la rentabilidad de la empresa si no se cuenta con una política de control en la que se realicen presupuestos desagregados mensuales y se analicen también de manera mensual.

Muchas empresas basan su análisis en los balances anuales y, como consecuencia, les cuesta identificar dónde están realizando gastos innecesarios o dónde podrían estar mejorando su rentabilidad.

Desde mi punto de vista, estas son algunas claves;

- Diseñar una política especifica y exhaustiva de control de costes en todas las áreas de la empresa. Bajo mi experiencia, sólo con desplegar una política clara y concisa con propuestas concretas de eficiencia y ahorro, se produce ya un impacto económico tangible en la cuenta de resultados.

- Implicar a toda la organización, a cada uno de sus integrantes, en una cultura de eficiencia y mejora continua de los procesos, para detectar qué cosas se pueden mejorar. La mejora en la forma de hacer las cosas muy a menudo es sinónimo de ahorro de costes.

-Conocer los procesos: tener un mapa detallado de procesos, flujos y actividades de cada departamento para detectar mejoras, ineficiencias y mermas. Esta auditoría de procesos es fundamental en empresas del sector industrial y servicios complejos (muchos clientes finales y/o proveedores/partners).

- Disponer de un equipo financiero preparado y una figura de Controller especializada en el control de procesos, costes y eficiencias. Este perfil es recomendable si nuestra empresa desarrolla su actividad en el sector servicios, pero resulta imprescindible si lo hace en el sector industrial, retail, agroalimentario, distribución y en empresas eminentemente productivas. Como me gusta decir a las empresas con las que colaboro “Un Controller se paga sólo”. Los ahorros que consigue durante el año, si su labor de búsqueda de eficiencias de procesos y costes es adecuada, autofinancian a menudo de largo su salario.

- Sistemas de información, tratamiento de datos y reporting. La regla de “a mayor información de los procesos y las actividades mayor control de los costes” es casi siempre cierta.

"Solo se puede mejorar aquello que se puede medir"

William Thomson Kelvin (Lord Kelvin), físico y matemático británico (1824 – 1907)

El control por sí mismo no produce eficiencias, pero el qué hagamos con la información que obtenemos al monitorizar nuestras actividades en la empresa es la clave de un control de costes exitoso. En este sentido, el volumen de información debe mantener un equilibrio con la relevancia de la misma, de tal forma que el diseño de un sistema de reporting adecuado debe seleccionar la información clave para que arroje luz a la toma de decisiones, a través de un cuadro de mando y unos indicadores clave de la marcha del negocio.

¿De dónde obtenemos entonces la rentabilidad? Esta no dependerá tanto de obtener un mejor precio en la venta de nuestros productos y/o servicios como de gestionar correctamente nuestra empresa: mejorar la productividad en los procesos productivos y de las áreas de soporte, apoyar nuestra estrategia en el uso de tecnología adecuada -tanto en la parte productiva como en la administrativa y de gestión-, adecuar los recursos a las necesidades, y de analizar nuestros datos para conocer con exactitud la rentabilidad de cada uno de nuestros productos y/o servicios.

Nuestra contabilidad debe ser analítica, no sólo basarse en una revisión anual del balance y la cuenta de resultados, y nos tiene que permitir determinar la rentabilidad de cada uno de nuestros clientes, procesos y productos/servicios por separado de manera periódica y monitorizar y prever su evolución en el tiempo.

No contar con el análisis de nuestros propios datos económico- financieros conlleva actuar basando nuestra estrategia en la intuición, lo cual no puede, en ningún caso, garantizar el crecimiento y rendimiento de nuestra empresa.