¿Realmente el tamaño importa?

En otros ámbitos de la vida, la respuesta a esta habitual pregunta pude ser al menos discutible, pero en el caso de la transformación digital de la función y los procesos comerciales en la empresa la respuesta es clara... ¡el tamaño importa más bien poco!

Recientemente hemos terminado un proyecto de digitalización de procesos comerciales para una multinacional con una imagen de marca icónica, lo que viene siendo una compañía talla XL.

Lo cierto es que una de las reflexiones, a menudo recurrente, que me surgen tras cada proyecto es que los problemas que encontramos en organizaciones de gran envergadura difieren muy poco de los que vemos en pequeñas empresas, en dónde incluso con menos recursos se aplican soluciones más eficientes.

Estos son algunos de los puntos de dolor que aparecen sin importar el tamaño:

- Carencia de una adecuada planificación/presupuestación de ventas y su adecuado reflejo en los sistemas de información de la empresa.

- Inadecuada interconexión entre los sistemas de tratamiento de la información comercial y de cliente.

- Ineficiencia en la asignación de los recursos y tareas que no generan valor añadido:

♦ Exceso de trabajo de back office para el responsable comercial que evita que se concentré en generar valor para el cliente y la empresa (up-selling/ cross-sellling)

♦ Introducción manual de información y retrabajos improductivos en las áreas de soporte y administración comercial.

- Escasa visión de los flujos de información de la empresa en general, entre departamentos y del área de ventas en concreto, de los cuellos de botella de dichos procesos, de la criticidad de algunas operaciones y de la necesidad de digitalización y automatización de estas.

- Como consecuencia, dificultad para tener una visión integrada del cliente, que aúne la información integral del mismo, construida con todas las interacciones y flujos de información generadas en todos los departamentos (ventas, administración, gestión de cobros, marketing, logística, atención al cliente...etc)

- Mejorable empatía y colaboración interdepartamental: el área comercial debiera figurar en medio del triángulo que deben forman las áreas de Marketing, Finanzas y Tecnología, para una adecuada transmisión de la mejor visión de “front-office” del equipo comercial y focalizar así a toda la organización en el cliente como centro de todo.

- Por último, un vector común tanto para empresas grandes, medianas y pymes es la falta de tiempo para realizar una reflexión pausada sobre las mejoras a realizar. Cada equipo de la organización esta inmerso en su día a día y no dispone del tiempo o de la visión integral de la empresa para realizar planteamientos de optimización globales y de impacto en cliente y en las personas. En este punto, la opción de una asistencia de consultoría externa de acompañamiento se presenta como una opción atractiva y al alcance de cualquier empresa. Tampoco aquí el tamaño importa...

Una mención especial requiere la figura clave, y a menudo ausente en los departamentos de ventas, del Controller Comercial. Bajo mi punto de vista esta es una figura indispensable en toda empresa que cuente con una pequeña – o grande- estructura comercial.

Más allá del término, (ver también, Analista Comercial, experto en procesos comerciales, adjunto a dirección comercial...etc), os detallo qué es lo que considero que debe de hacer un Controller Comercial, que creo que da una idea de su vital importancia en la empresa:

- Ser nexo de unión entre los departamentos de ventas-finanzas-marketing-IT

- Participar en todos los proyectos interdepartamentales que afecten a cliente, siendo en ellos la voz del equipo comercial, y por tanto la visión más cercana al cliente.

- Asegurar que los sistemas comerciales recogen y proporcionan (importante que este proceso sea siempre bidireccional) toda la información del cliente que tiene la empresa

- Pilotar el proceso anual de presupuestación comercial alineado con el departamento financiero, y el seguimiento mensual de planes y acciones comerciales.

- Generar todos los dashboards, reportes, KPI´s, cuadros de mando que el equipo comercial necesite, con un alto grado de automatización de los procesos de carga y extracción de la información para minimizar el tiempo que dedica el comercial y el mánager a la introducción de datos

- Ser el “pintor” y encargado de la mejora de los procesos comerciales como un proceso continuo de adaptación al cliente y al mercado.

- Mantener un complejo, pero posible, equilibrio de roles: ser el fiscalizador de la labor del equipo comercial (eficiencia de las operaciones y los costes) y a la vez su principal valedor (portavoz de sus necesidades y las de los clientes).

En ocasiones en empresas de un tamaño más pequeño o mediano existe la creencia de que este puesto solo tiene sentido para empresas grandes. Siempre les digo lo mismo “el Controller se paga sólo”, la eficiencia en costes y el incremento del “up-selling” que genera suele superar con creces el coste de esta posición en la organización.

Igualmente, y volviendo al tema inicial del tamaño, para la mejora de la función y los procesos comerciales la digitalización de las operaciones y los sistemas de información existen a día de hoy en el mercado soluciones adaptativas y de coste muy accesible para cualquier empresa, con unos retornos de la inversión tangibles.

Mi reflexión final es que, si necesitas evolucionar tus ventas, la manera en la que haces negocios, en la que trabaja y se interrelaciona tu equipo comercial y los equipos de back-office (marketing, finanzas, logística, tecnologia), en los sistemas de información y datos que se generan en tu organización, no importa el tamaño que tengas, sino la decisión de emprender una camino inexorable para cualquier empresa que tenga afán de supervivencia y crecimiento hacia la digitalización y modernización de la función y los procesos comerciales.

Como siempre en Katarsis Consultores tenemos la experiencia y estamos dispuestos a acompañarte en ese camino tan apasionante, que es sin dudarlo asequible sea cual sea el tamaño de tu empresa. Contáctanos sin compromiso.